韓国行政安全省国家記録院は25日、中央省庁を対象に「記録物統合サービスプラットフォーム」を開設すると発表した。公務員は今後、クラウド技術を活用したプラットフォームの活用で、より迅速かつ容易に政府業務を進めることができるようになる。
ある公務員は、前任者が作成した過去の記録物を検索するために「プラットフォーム」の統合検索機能を利用した。必要な過去の記録物のキーワードを統合検索すると、文書の本文はもちろん、添付ファイルに含まれた内容まで1秒もかからずに検索できた。この公務員は「以前のシステムでは本文検索に10秒以上かかっていたが、今は記録物の検索が非常に簡単で便利になった」と話した。
今回開設された「プラットフォーム」は、既存の記録管理システムをクラウド技術に基づいて全面的に改善し、検索機能を強化して記録物を漏れなく管理できるようにした点が特徴だ。クラウド技術とは、インターネットを通じてデータを保存・管理し、保存スペースなどを提供する技術である。
これまで国家記録物は統合された検索方法がなく、中央省庁の公務員が記録物を実際に活用するのが難しく、前年度に作成された記録物の移管には多くの時間と労力がかかっていた。しかし、今後は中央省庁の公務員が「プラットフォーム」を利用して過去に作成された記録物を簡単かつ迅速に検索し、電子記録物の移管業務も簡単に実行することができる。
このプラットフォームを使用すれば、「統合検索」機能により過去の電子記録物の本文だけでなく、添付ファイルまで簡単かつ迅速に検索できる。従来と比べて検索時間を大幅に短縮（11.63秒→0.71秒）し、電子記録物の活用度が向上することが期待されている。
また「電子記録物管理の段階簡素化」により、記録物管理業務の処理効率が向上する。従来は「作成→短期管理→長期保存」の3段階で記録物を移管・管理していたが、これを「作成・短期管理→長期保存」の2段階に短縮することになった。
さらに「作成→短期管理」段階の移管業務にクラウド技術を適用し、データの複製など、繰り返し実行されていた長時間の作業を簡素化することで、業務の進行速度が速くなると見込まれている。
イ・ヨンチョル国家記録院長は「デジタルプラットフォーム政府の方針に基づき、国家記録管理システムをプラットフォーム体制に改善した。これにより、デジタル深化時代にふさわしい記録物サービス体制を強化していく」と語った。
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